書類整理のアイデアをご紹介! 書類を上手に片付け整理するポイント

どんどん増える書類が管理できず、どうすれば上手に整理できるのか悩んでいる方は多いでしょう。書類の整理は、コツをつかめば上手にできるので安心してください。誰が見てもパッと分かりやすいように整理整頓することで、機密情報書類も管理が行き届きます。逆に、整理を怠れば、大切な情報が外部へ流出してしまうので注意が必要です。

本記事では、書類整理の必要性や具体的な方法について解説しましょう。

  1. 書類整理を行う必要性、メリットは?
  2. 書類整理の基本ルールと方法
  3. オフィスにおける書類整理のアイデア
  4. 家庭における書類整理のアイデア
  5. 書類整理に関してよくある質問

この記事を読むことで、書類整理が上手にできるポイントとアイデアが分かります。悩んでいる方は、ぜひチェックしてください。

 

不用品買取業者をお探しの方は以下の記事もチェック!

1.書類整理を行う必要性、メリットは?

まずは、書類整理を行う必要性とメリットをチェックしておきましょう。必要性が分かれば、整理への意欲も自然と湧き出てくるはずです。

1-1.書類がたまる理由は区別ができていない・量が多すぎるから

デスクの上にすぐ書類がたまってしまう多くの人は、処理すべきものと参照・保管するだけのものが混在しています。用途や目的別に書類を分けず、乱雑に置いてしまっている状態です。おそらく、「後で片付けるからとりあえず置いておこう」とそのままにしている方が多いのではないのでしょうか。また、保管の基準があいまいでファイルなどに保管しておくべき書類の量が多すぎることも、書類がたまる理由の1つです。会社ごとに「書類は○か月まで保管する」という基準が決まっています。この基準が中途半端になっていると、書類がどんどん増えてしまうのです。

1-2.機密事項が外部へ流出するリスク

書類の中には、顧客情報や解禁設定されているプロジェクト内容など、外部へ流出してはいけないものもたくさん含まれています。きちんと整理整頓しなければ、これらの書類が流出すリスクが高まるのです。誤って処分すべき書類の中に混ざってしまうと、そのまま処分され会社の信用が失われることになるでしょう。個人の問題ではなくなります。

1-3.整理すれば探す手間が省け、仕事の効率が上がる

整理整頓することで情報漏えい対策になるのはもちろんのこと、必要な書類を探す手間も省くことができます。用途や目的別にきちんと区別しておけば、どこに何があるのか誰でもすぐに分かるので仕事の効率がアップするのです。仕事ができない人のデスクや環境が悪いオフィスは、常にゴチャゴチャしており、要らないものであふれています。書類の整理をきちんと行えば仕事の効率も上がり、業績アップにつながるでしょう。

2.書類整理の基本ルールと方法

ここでは、書類整理で押さえておきたい基本ルールと方法を解説します。

2-1.今使う資料だけデスクに置き、保管する書類は収納する

書類整理の基本は、今使う資料だけデスクなどの手元に置くことです。今日・明日必要な書類は、すぐに使うものなのでデスクに置いても構いません。けれども、今すぐ必要としない資料やそれ以外の書類はファイルなどに収めて引き出しに収納してください。きちんと用途と目的別に区別し保管することで散らかりを防ぐことができます。

2-2.すぐに判断できない書類は保管ボックスを利用する

すぐに必要な書類か判断できない書類は、保管ボックスを活用してください。デスクに置いたままにするケースが多いのですが、それでは今使う書類と混在してしまいます。保管ボックスに一時保管しておけば散らかることもありません。ただし、保管ボックスに入れたままにするのはNGです。書類がたまると保管ボックスの意味がなくなるため、定期的に選別する時間を作ってください。目安は1週間~1か月でしょう。

2-3.新旧の書類はその時その場で入れ替える

現在進行中のプロジェクトに関する資料などは、日々新しくなります。改版や追記のある書類を受け取ったときは、内容を確認し、その時その場で古い書類と入れ替えましょう。すぐに入れ替えれば短時間で済みますが、後まわしにしてしまうと改めて書類を探し、内容を確認しなければなりません。この作業が結構時間がかかるため、普段の仕事に影響を及ぼします。二度手間を防ぐためにも、新旧の書類はその時その場で入れ替えるように心がけましょう。

2-4.使い終わった書類は返却・破棄する

書類整理の大切なポイントは、使い終わった書類はすぐに返却または破棄することです。社内で共有している書類は、共同の保管庫や資料室に管理することになりますが、使い終わった後はすぐに元の位置に戻してください。あくまで社員全員の所有物となるため、失くしてしまえば大変なことになってしまいます。たとえ、個人で使用する書類であっても使い終わった後は破棄してください。そのまま放置するのが1番いけないことです。

2-5.書類は立てて収納する

書類を収納する際は、立てて保管することが基本です。書類でゴチャゴチャのオフィスやデスクほど、積み重ねて置いています。積み重ねた書類は取り出しにくく探しにくいので、余計に汚くなってしまうのです。けれども、縦にして保存すれば見つけやすく取り出しやすいので探す手間も省けます。また、クリアファイルなどのアイテムを活用すれば、案件ごとに資料がまとまるので管理しやすくなるでしょう。

3.オフィスにおける書類整理のアイデア

オフィスにおける書類整理のアイデアをいくつか紹介します。ぜひ参考にしてください。

3-1.クリアファイルに見出しをつける

前述したように、オフィスで使用する書類はクリアファイルごとに仕分け、案件ごとにまとめると管理しやすくなります。いちいち資料を取り出して中身を確認する必要もありません。さらに整理しやすくなるように、クリアファイルごとに見出しをつけましょう。たとえば、ファイルの表面に案件を記載したテープを貼ったり、簡単なタイトルをつけたりするなどです。無名のファイルを作らないように心がけましょう。日付やナンバリングで管理すれば、新旧の区別も分かりやすくなります。

3-2.クリアファイルをさらに大きなボックスに保管する

書類をファイリングしたクリアファイルなどは、さらに大きなボックスにまとめて保管してください。小分類をクリアファイル、中分類を見出し(インデックス)、大分類をボックスで区別するとスッキリした印象になるでしょう。特に、オフィスは用途別に書類を分けることが多いため、区別も細かくなります。最後は大きなボックスにまとめて保管すれば、混雑せず、必要な書類がすぐに見つかるはずです。

3-3.共有ファイルの置き場所と置き方を見直す

共有ファイルの置き場所と置き方を、社内全員が把握している状態が理想です。1人でも勘違いしていると、書類の管理ができなくなってしまいます。「整理しにくい」「置きにくい」「分かりにくい」という意見があれば、問題がないか確認し見直してください。近年は、個人でのコピーを禁止しコスト削減のために会議で資料を配布せず、パソコンを使ってファイルを共有する方法を実践している会社も増えています。

3-4.整理整頓は捨てることが大事

オフィスにおける書類整理の大きなポイントは、要らないものを処分することです。このポイントは家庭の場合にも言えることですが、整理は「要らないものを捨てる」という意味を持っています。自分で管理できる書類にも限界があるため、保管期限がすぎたものや必要なくなったものは捨てる習慣をつけましょう。定期的に所持している書類を見直すことも大切です。

4.家庭における書類整理のアイデア

家庭における書類は郵便物や取扱説明書がほとんどです。すぐにたまりやすい書類を上手に整理するアイデアをいくつか紹介します。

4-1.家、お金、生活関連の3項目に分類する

家庭における書類は、家・お金(年金など)・生活関連の3つの書類に大きく分類できます。とりあえず、手元にある書類を分けたいときは大まかに整理してください。大きく3分類したら、それぞれさらに細かく分類します。お金なら住宅ローン・年金・税金・保険などです。そして、さらに生命・火災・地震保険など細かく分類します。できるだけ具体的に分けることで、家族の誰が見ても何の書類かすぐに分かるでしょう。

4-2.家族や性別で分類する

基本的に、オフィスにおける書類と大差はありませんが、家庭の場合は家族や性別で分類するのも方法の1つです。特に、男女で書類が混在する場合は、女性を赤、男性を青とファイルの色で区別することで誰にとって必要な書類か、目で確認できるでしょう。子どもがたくさんいる場合は、名前でラベリングすると見分けがつきやすくなるのでおすすめです。

4-3.ファイルボックスの向きを工夫する

家族全員に必要な書類は、リビングで管理することが多いでしょう。ただし、リビングは急な来客が訪れる可能性があるため、できるだけ生活感を出したくありません。そんなときは、クリアファイルに収納した書類をさらにファイルボックスでまとめ、逆向きに収納してください。逆向きに棚へ入れることで、文字情報が少なくなりスッキリとした印象になります。

4-4.郵便物は一時保管ボックスに

毎日増えがちな郵便物は、適宜に処分し管理しなければすぐにたまってしまいます。その日のうちに要らないものを処分し、必要なものをきちんと管理するのが理想です。けれども、仕事や家事で忙しくしていると、毎日仕分けるのも大変でしょう。そんなときは一時保管ボックスを活用してください。2~3日に1回など期間を決めて、定期的に郵便物を整理することが大切なポイントです。

5.書類整理に関してよくある質問

書類整理に関する質問を5つピックアップしてみました。

Q.コピー機やプリンターのトレイにも気を使うべき?
A.はい。できれば定期的にチェックし、トレイに何も残っていない状態を維持しましょう。トレイに書類が放置されたままではいろいろな問題が起きてしまいます。たとえば、誤って大事な書類を廃棄するなどです。後でトラブルにならないためにも、日ごろから気をつけておきましょう。

Q.トヨタ式デスク整理術とは?
A.日本を代表するメーカーのトヨタでは、製造現場での改善施策をオフィスに応用しています。具体的な整理術は、以下の6つの取り組みで構成されているのです。

  • 置き場所を明らかにする
  • 置いていい範囲を決める
  • 消耗品ごとに定量を決める
  • 定位置をテープやペンでシルエットを描く(姿置き)
  • 使う場所に使うものを置く
  • いつまで使うものなのか明記して保管する

Q.オフィスで役立つ書類整理のグッズは?
A.ふせんカバー付きのインデックスフォルダー・クリアフォルダーファイル・取っ手付きのファイルボックスなどがあります。特に、スリムスタイルのリングファイルはスペースの節約にもなるのでおすすめです。どこに何を収納するのか考えながら、グッズを活用するといいでしょう。

Q.書類を処分する際の注意点は?
A.オフィスの場合は、必ずシュレッダーにかけてから処分します。会社ごとに処分方法の決まりがあるため、念のために総務課などで確認したほうがいいでしょう。まとめて要らない書類を処分する場合、ダンボールに入れたまま処理できる溶解方法もあります。また、家庭では住所や名前・電話番号など個人情報が記載されているため、シュレッダーにかけてから処分する方法が安心です。

Q.家族で共有しておきたいファイルの収納術は?
A.わざと見やすくする収納術がおすすめです。たとえば、ワイヤーラックとクリップを使用すれば、目の届くところにクリアファイルごとに吊るし、家族で簡単に共有できます。ほかにも、マグネット付きのクリアファイルを使用すれば、冷蔵庫などに貼って収納できるでしょう。目のつくところに貼っていれば、大事な書類の提出も忘れずに済みます。

まとめ

次から次へと増える書類は、定期的に整理し処分しなければなりません。使っていない・必要ない書類は処分しますが、捨てる際は情報が外部へ流出しないよう配慮する必要があります。きちんと整理整頓しておかなければ、大切な情報が流出し悪用される恐れがあるので注意してください。必要なときにすぐ取り出せるよう、管理を徹底することが大切です。書類整理のアイデアを知り、自分にとって管理しやすい方法で書類を片付けましょう。