デスク整理のコツが知りたい! デスクの整理整頓術3つのポイント

書類や資料が乱雑に重なっているデスクは、見た目が悪いだけではなく、仕事の効率も下がります。仕事ができる人はデスクの整理整頓も上手です。デスクをきれいにしたいとお悩みの方に、デスク整理整頓術のポイントをご紹介します。

  1. デスクの整理整頓の重要性は?
  2. デスクの整理整頓の効果
  3. デスクの整理整頓のコツ
  4. まとめ

1.デスクの整理整頓の重要性は?

昔は、デスクの上が乱雑に散らかっていればいるほど「仕事ができる人」というイメージがありました。しかしながら、最近では、デスクをきれいに整理整頓している人のほうが「仕事ができる」といわれるようになったのです。変化した理由の一つとして、スティーブ・ジョブスがアップル社に復帰した際に取り入れた「割れ窓理論」が挙げられます。

1-1.オフィス環境を整える「割れ窓理論」

「割れ窓理論」とは、「窓が割れているのを放置すると、誰も注意を払わなくなり、やがてほかの窓もすべて壊される」という考え方です。スティーブ・ジョブスは、小さなマイナスを放置すると、負の連鎖で建物全体に被害が及ぶ…という割れ窓理論をオフィスに活用しました。今までルーズだったオフィスの雰囲気を一新し、ルールを設け、社内をきれいにして社員の意識改革を計ったのです。

ほかにも、割れ窓理論をビジネスで活用されている例として有名なのはディズニーランドでしょう。施設内で見つけたささやかな傷や汚れなどは放置せず、常に修繕することで従業員や来客のマナーの向上につなげました。今では、働く環境を整え利益を生み出すことにつなげる「割れ窓理論」をオフィスの環境作りに取り入れる企業が増えています。というのも、乱雑なデスクをきれいに整理整頓すれば、仕事の効率アップにつながることが証明されたからです。そして、働く人間の士気も高まることで業績が上がることも実証されたからでしょう。

 

2.デスクの整理整頓の効果

自分のデスクを整理整頓することで、具体的にどのような効果が得られるのでしょうか。

2-1.仕事の効率が上がる

重要な書類・資料・DM・雑誌など、いろいろなものを無造作にデスクに積み重ねていませんか? さまざまなものが乱雑に積まれた「タワー」状態では、必要なものを探し出すのに時間がかかります。探しているうちに、隣のデスクにタワーが崩れて迷惑をかけることもあるのです。

また、間違えて不用な資料と一緒に重要書類を捨ててしまった!などということもあるでしょう。書類や資料はきちんと仕分けして整理することで、ものが探しやすくなり仕事の効率も上がります。

2-2.集中力が高まる

デスクの上に、仕事に関係ないマスコットや写真、本などを置いていると気が散ります。また、お菓子や飲み物を置きっぱなしにすると、つい手がのびるので集中力も途切れるでしょう。

さらに、お菓子の欠片が資料に落ちたり、飲み物をうっかりこぼしたりすることもあります。仕事に関係ないものは一切デスクの上に置かないようにしましょう。気が散らないので集中力が高まります。

2-3.段取りが組みやすくなる

デスクの上に、さまざまな資料や書類が積み重なっていると、どれから手を付けようか迷いがちです。また、積み重ねているだけでは優先順位がわからなくなってしまいます。すぐ片付けなければならない仕事の書類や資料以外は、デスクに置かないルールを自分で作りましょう。段取りよく仕事を進められます。

2-4.衛生面でのメリット

デスクの上が乱雑だと、食べ物の欠片やほこり、こぼれた飲み物などを掃除できません。そして、汚れているデスクを放置していると害虫が集まってきます。一見、何もいないように見えるオフィスでも、意外と害虫やネズミなどが巣くっているケースが多いのです。繁殖しないようにするためにも、デスクの上は常に整理整頓してふき掃除をしましょう。清潔なオフィスには害虫は近寄りません。

2-5.来客の印象がよくなる

デスクの上にいろいろなものが散乱し、ゴチャゴチャしているオフィスでは、来客に「だらしない会社だな」という印象を与えてしまいます。働いている人全員のデスクが整然と片付いていれば、オフィス全体もきれいに見えるのです。きれいなオフィスは、来客に信頼・信用を与えられるでしょう。

2-6.働くモチベーションが上がる

誰でも、汚い環境で仕事はしたくないものです。皆で個々のデスクの上を整理整頓することで、共有の部分もきれいにしようという気持ちが起こります。こまめに掃除することで、いつもきれいな状態を保っているオフィスは、働くモチベーションもアップするでしょう。

3.デスクの整理整頓のコツ

デスクの整理整頓をするにはコツがあります。どのようなことに気を付ければいいのでしょうか。きれいに片付けるには、不用なものを減らす「整理」を行ってから、必要なものを使いやすいように配置する「整頓」行うことが大切です。

3-1.デスクの上の不要な書類を整理

まずは、自分のデスクの上や引き出しの中に入っているものの「整理」を始めましょう。最初は、デスクの上の書類や資料を「重要」「不要」「保留」に仕分けしてください。「不要」は捨て、「重要」と「保留」はファイルを作り片付けます。「保留」にしたものは定期的に見直して、不要になったものは捨ててください。一定量、増やさないように努めましょう。

3-2.できるだけデータ化する

書類や資料は、できるだけデータ化しましょう。スキャニングしたりデジタルカメラで撮影し、データとして保存したほうが場所を取りません。

3-3.引き出しの整理

デスクの引き出しは、一番上から順番に整理します。引き出しの整理整頓のコツは、「外にすべてのものを出す」ことです。いつの間にか、引き出しの中には不用なものがたまっています。机の上にすべて出してから、インクの出ないペンや景品、食べないお菓子やクーポン券など不用なものを捨ててください。半年以上使用していない文房具も思いきって捨てましょう。

3-4.書類は一番下の引き出しに

一番下の引き出しは、深さがあります。そこに、書類や資料を積み重ねている人も多いでしょう。しかしながら、積み重ねただけでは必要なものが探しづらいのです。2-1でご説明したように、「重要」「保留」などとタイトルを付けたファイルを作り、タイトルが見やすいように立てて片付けましょう。

3-5.定期的にオフィスの断捨離を

オフィスは「いつかは使うかも」「誰かが必要になるかも」と、不要な書類や資料、書籍などをためてしまいがちです。個々のデスクを整理するだけではなく、オフィスの棚なども定期的に整理整頓しましょう。古いオフィス用品なども思いきって断捨離したいというときには、プロの不用品買い取り・回収業者を利用するのもおすすめです。無駄なものを処分すれば、スペースができるので掃除もしやすくなり、整理整頓もはかどります。

まとめ

いかがでしたか? デスクの整理整頓はどうしたら上手にできるかな…と、お悩みの方にむけ、以下のような情報をまとめてみました。デスクを片付ければ、オフィス全体もきれいになり来客の印象もアップします。もちろん、働く人にとっても仕事の効率が上がり、モチベーションも高まるのでメリットはたくさんあるのです。デスクを上手に片付けるには、最初に不要なものを徹底的に捨てる「整理」を行ってください。

それから、必要なものを使いやすい場所に「整頓」するのです。皆でルールを決めて、定期的に整理整頓をこまめにしましょう。デスクが整理整頓できれば、気分もすっきりします。それぞれの項目を参考に、上手に片付けてくださいね。