決断力が大切? 必要なものがすぐにわかる書類の片づけ方

いつの間にか増えてしまい、整理が大変になるもの。
それが書類です。
整理をしなければと思っているうちに不要な書類と必要な書類が混じってしまい、慌てた経験がある方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は必要なものがすぐにとりだせる書類の片づけ方をご紹介しましょう。
書類の片づけ方に悩んでいる方は必見ですよ。

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書類の片づけ方の手順その1 ファイルを3つ用意する

書類には3つの種類があります。

  1. 長期間大切に保管しなくてはならない書類
  2. 期間限定で保管が必要な書類
  3. すぐに必要がなくなる書類

書類の片づけ方の第一歩は手持ちの書類をこの3つに分類することです。
その為にファイルを3つ用意しましょう。
1を収納するファイルは容量が大きく頑丈なものを。
残り2つはビニル製の簡易的なもので十分です。
ファイルごとに色分けすると見分けがすぐにつきますね。
3のすぐに必要がなくなる書類は内容を頭にいれたらすぐに処分をしても構わないのですが、念のため1週間や10日など自分で保管期限を決めてそれを過ぎたらすぐに処分をするようにしましょう。

書類の片づけ方の手順その2 古いものから新しいものへと書類を並べていく

次にファイルへの書類の入れ方ですが、古いものから新しいものへと入れていきましょう。
そうすれば「あの種類どこだったっけ」となったときもすぐにとりだすことができます。
また、頻繁に取り出す必要がある書類があった場合は常にその書類を一番上にしておきましょう。

書類の片づけ方の手順その3 ファイルが複数ある場合は作成年月日を記入していく

保管する必要のある書類が大量にある場合は、ファイルの背表紙などに作成年月日を記入していきましょうそうすれば、何年の何月に作成されたものかがすぐに解ります。

書類の片づけ方の手順その4 定期的に処分日を決める

不要な書類をためすぎないように定期的に書類を処分する日を作りましょう。
会社の書類の場合は機密性の低いものでも念のためにシュレッダーにかけたほうがよいですね。

書類の片づけ方の手順その5 とっておいたほうが良い書類はデータ化する

もう必要ないけれど、何かの参考になるかもしれないという書類はスキャンしてデータ化し、パソコンやUSBの中に保存しておきましょう。
そうすれば閲覧も楽ですし場所もとりません。
パソコンの内部に専用のフォルダを作っていけば管理も楽ですよ。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
こうやってちまちま整理する習慣をつければ、書類があふれてこまるということはなくなりますね。
ぜひ参考にしてみてください。