オフィスの大掃除は手順が重要! 計画的に進めるのが成功の秘訣!

新年を気持ちよく迎えるために欠かせないのが大掃除です。自宅はもちろんのこと、年末にはオフィスも大掃除をする必要がありますよね。けれども、オフィスの場合は家と違って、机・什器(じゅうき)・書類・資料など荷物がたくさんあって大変です。トラブルなく手早く済ませるために、きちんと計画を立ててから進めましょう。

そこで、オフィスの大掃除計画やスムーズに進めるための手順などをご紹介します。

  1. オフィスの大掃除について
  2. オフィスの大掃除計画
  3. オフィスの大掃除の手順
  4. オフィスの大掃除に関するよくある質問

この記事を読むことで、オフィスの大掃除に関するお悩みを解決できます。ぜひお役立てください。

 

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1.オフィスの大掃除について

オフィスの大掃除を始める前に、知っておきたい基礎知識をご紹介しましょう

1-1.オフィスの大掃除の必要性とは?

オフィスを大掃除するのは、1年間にたまった汚れを落とし、不用品の処分をして職場環境を整えるためです。けれども、大掃除の必要性はそれだけではありません。以下のような効果が得られるのです。

  • オフィスで使用しているパソコンや機器、仕事道具などの掃除や手入れをすることで異常やトラブルに気が付き、修理や修繕など早く対処できる
  • 大掃除は仕事の内容に関係なく皆で同時に行うため、チームワークや連帯感が強くなる
  • 環境がきれいになるので仕事へのモチベーションが高まる
  • 無駄なものや不用品がなくなるので仕事がしやすくなる

1-2.オフィスと家の大掃除の違い

オフィスと家の大掃除の違いは、何といっても「掃除に費やすことができる時間の長さ」でしょう。家の場合は、「週末や連休にまとめて行う」「11月から毎週末に少しずつ行う」など、自分たちの好きなペースで進められます。けれども、オフィスの大掃除はそうはいきません。冬休み直前まで仕事をしているので、仕事納めの日かその前日に1日で終わらせることが多いでしょう。
ただ、1日ではなかなか終わらないので、12月に入ると「個人の机やロッカーなどは、大掃除の日の前に、各自片付けや掃除を済ませておくように」というお達しが出るオフィスもありますよね。オフィスの大掃除は、段取りを考え効率よく進めることが大切なのです。

1-3.オフィスで大掃除をする箇所とは

オフィスで大掃除をする必要があるのは以下の場所です。普段は掃除をしない部分もきれいにしましょう。個々で使っている場所は個人で、皆で共有しているものや場所は担当を決めて行ってください。

1-3-1.個々が使っている場所

  • デスク(デスクの裏にたまっているホコリの掃除も忘れずに)
  • 引き出しの中(不用品や古い書類などの処分)
  • パソコンやキーボード(手あかや汚れを拭き掃除)
  • ロッカー(不用品を処分)

など

1-3-2.仕事で共有しているもの

  • コピー機(全体の拭き掃除と裏にたまっているホコリの掃除)

  • パソコンや周辺機器の配線部分(コードなどにたまっているホコリの掃除)
  • FAXや電話
  • 書類棚(古い書類の処分や整理)
  • 資料棚(古い資料の処分や整理)

など

1-3-3.共有している場所

  • 床や扉
  • 窓ガラス
  • カーテンやブラインド
  • 天井や照明器具
  • 壁に飾っている絵画
  • エアコン
  • トイレ
  • 給湯器
  • 冷蔵庫
  • 応接室
  • 玄関
  • 階段

など

2.オフィスの大掃除計画

オフィスの大掃除は、やみくもにスタートするのではなく、最初に計画を立て、段取りを組み、それに沿って進めることが大切です。計画や段取りのポイント、大掃除を始める前に準備しておきたいものなどをご紹介します。

2-1.大掃除計画の立て方

まずは、以下のことを順番に決めましょう。オフィスによってスペースの広さや人数は異なるので、自社に合うように臨機応変にアレンジしてください。最初に「大掃除の進行係」を2〜3人決め、その人たちが中心に進めたほうがスムーズです。

  • 大掃除の日程を決める(冬休みの前日に全員で一斉にやる・個々の机やロッカーは11月中に片付けるなど)
  • 大掃除をする場所を決める(オフィスのスタッフだけでできる部分・掃除業者に任せる部分などを分ける)
  • 大掃除の日に参加できる人数を確保し、共有場所の掃除の担当を決める
  • 大掃除の日に仕事をする必要があれば、そのスペースを確保する
  • 不用品や粗大ゴミの処分方法を決める
  • 上記のことを書いた計画書を作り、コピーして全員に配る
  • 掃除道具の買い出しをする

2-2.大掃除を効率よく進めるポイントは?

大掃除を効率的に進めるためには、以下のポイントをおさえてください。

2-2-1.それぞれの担当者を決める

掃除の役割分担を決めましょう。最初に、重い荷物を動かすのは力のある人、高い場所を拭くのは背の高い人、書類整理は細かい作業が得意な人など、適材適所に分担してください。
残りの場所は、くじ引きで決めると不満が出ないでしょう。また、汚れ仕事や大変な作業の担当者には「大掃除の打ち上げ会で好きな食べ物を1品頼んでいい」など、ごほうびを付けるのもおすすめです。

2-2-2.「掃除の順番」を皆で共有する

大掃除は「上から下へ」と行うのが基本です。最初に床をきれいに拭いても、そのあとに棚などの掃除をしたらホコリやゴミが床に落ちてしまいます。
また、「奥から手前」を意識することも大切です。書類棚、机の引き出し、ロッカーなどまずは奥から掃除をして最後に手前をきれいにしましょう。このことは、大掃除をする前に進行係が全員に告知して知識を共有してください。

2-3.大掃除に必要な道具

大掃除を始める前に、道具類はすべてそろえておきましょう。途中で足りないものが出てきて買い物に行ったりすると効率が悪くなります。

  • 使い捨ての紙ワイパー
  • 使い捨ての掃除シート
  • ぞうきん
  • 中性洗剤、窓ガラス用洗剤など
  • フロア掃除用モップ
  • バケツ
  • 新聞紙
  • ゴミ袋(大〜小)
  • ダンボール
  • 油性の太マジック(ダンボールに入れたものの名前を書くときに必要)
  • ガムテープ
  • ビニールひも
  • ハサミやカッター
  • マスク
  • 手袋や軍手

オフィスの大掃除は、何よりも効率よく進めることが大切です。拭き掃除などは、できるだけ使い捨ての掃除シートを利用したほうがはかどります。最近は100円均一ショップやコンビニエンスストアでも安いものが出ているので利用してください。

3.オフィスの大掃除の手順

大掃除の基本的な手順と、スムーズに進めるポイントなどをご紹介しましょう。

3-1.効率よく進めるための手順

「2-2-2.「掃除の順番」を皆で共有する」でもご紹介したように、大掃除はどの場所でも「上から下へ」「奥から手前」を意識して進めることが大切です。例を挙げてみましょう。

3-1-1.仕事場の大掃除の手順

  • 天井やカーテンレール、照明器具など
  • 壁にかけてある額や時計など
  • 書類棚
  • パソコンやプリンター、コピー機など
  • デスクや椅子
  • 入り口のドア

3-1-2.仕事場以外の大掃除の手順

応接室・倉庫・非常階段など、普段はあまり使用しない場所は、担当者を決めて先に掃除をしてしまいましょう。大掃除の当日に参加できない人に担当してもらうのがベストです。
そして、給湯室・トイレ・洗面所など、冬休みに入る前日まで使う場所は、1番最後に掃除をしてください。

3-2.スムーズに進めるためのポイント

大掃除をスムーズに進めるためには、断捨離を同時に行うのがポイントです。この際、使っていない書類や資料、古いパソコンや周辺機器、何年も眠っているままの在庫や備品などを一掃してしまいましょう。不用品がたくさんある場合は、不用品回収業者に依頼したほうが1度に回収してもらえるので便利です。
また、倉庫に在庫などがたくさんある場合は、大掃除の前に会社の駐車スペースなどでガレッジセールを行い処分する方法もあります。

3-3.不用品処分の手配は忘れずに!

オフィスを大掃除して出た、古いデスクやチェアなどの不用品は「事業系ゴミ」になるため自治体の粗大ゴミには出せません。不用品回収業者に依頼しましょう。回収と買取を同時に行う業者なら、まだ使用できるものは買取してくれる可能性もあります。年末年始は混み合うので事前に予約しておきましょう。

4.オフィスの大掃除に関するよくある質問

オフィスの大掃除に関するよくある質問をご紹介しましょう。

Q.皆で使用している資料や書類など、捨てるか保管しておくか意見が割れて片付けられません。いい方法はありますか?
A.とりあえずスキャンしてデータとして保管しておいてはいかがでしょう。保管場所のスペースを空けることができます。大量にある場合は、スキャニングサービスをしてくれる業者に依頼してもいいでしょう。

Q.全員で大掃除をできる日は仕事納め前日の1日しかありません。すべてを終わらせることは無理なのですが、どうしたらいいでしょうか?
A.12月の頭から、少しずつ手を付けてください。個々の机やロッカーなどの掃除はそれぞれが都合のいいときに、普段使わない応接室や倉庫などの掃除も大掃除の前に済ませてしまいましょう。当日は「仕事場だけ」にしておくと終わらせることができます。

Q.古いパソコンを複数台処分したいのですが、どのような業者を選べばいいですか?
A.パソコンだけではなく、周辺機器なども一緒に回収してくれる不用品回収業者が便利でしょう。また、オフィスまで引き取りに来てくれる、データ消去サービスや消去証明書の発行を行っている業者がおすすめです。

Q.新しいオフィスなのでほとんど汚れていないのですが大掃除は必要でしょうか?
A.デスクやコピーの裏などは結構ホコリがたまっているものです。また、目立たなくても電話やパソコン、キーボードなどには手あかが付いています。普段の掃除でやらない部分を丁寧に掃除しておけば、今のきれいな状態をずっと保つことができるでしょう。また、大掃除をすることで「1年が終わった。来年も頑張ろう」という気持ちにもなれます。

Q.大掃除をする時間が少なくて、年内にすべてを終えられません。とりあえず掃除をしておいたほうがいい場所はありますか?
A.新年の仕事始めは来客も多いものです。来客の目に付きやすい玄関・応接室・廊下・トイレは年内に掃除しましょう。窓ガラスの汚れも意外と目立つので拭いてください。また、客用のお茶わんやコーヒーカップは漂白してきれいにしておきましょう。個々の机の中や書類棚や倉庫など、部外者は見ない部分は年明けに計画を立てて順番に掃除をしてください。

まとめ

オフィスの大掃除は場所も広いしオフィス家具も多いので大変です。さらに、大掃除に費やす時間も限られているので計画を立てて段取りよく進めてください。そのためにも、11月くらいから何をどうするか、誰がどこの担当になるかを決めておきましょう。

大掃除の前に、掃除できる場所を済ませておけば、当日は楽になります。計画を立てたり段取りを組んだりするのが上手な人が仕切るとよりスムーズに進むでしょう。進行係は大変なので、最後にお疲れさまのビールをおごるなど、必ずお礼を兼ねたごほうびを用意するのも忘れないでくださいね!